FAQ

Est-il possible de ne pas faire référence au pourcentage de financement de l’Action et d’indiquer simplement le montant maximum de la subvention?

Non. C’est ce pourcentage qui permet de calculer le montant final de la subvention par application del’article 17 CG. Il est donc impératif de l’indiquer. Dans les cas où la Commission finance la totalité de l’Action, le pourcentage est égal à 100 et les montants indiqués dans les articles 3.1 et 3.2sont identiques.

Quelles sont les obligations des partenaires du Bénéficiaire de l'Action?

Le montant des paiements intermédiaires dans l’option 2 est-il fixé librement?

Oui, en fonction des spécificités duprojet. La seule contrainte est que les paiements intermédiaires ne peuvent être supérieurs à 1 million d’euros si l’avance est inférieure. Ce serait en effet un moyen de contourner les règles relatives à la sécurité financière.
Ce serait en effet un moyen de contourner les règles relatives à la sécurité financière.

Is it possible to provide for more than one report per year to be submitted by the Beneficiary?

This has not been considered appropriate in the field of grants managed by the Commission Headquarters. Indeed the Action belongs to the Beneficiary who should carry it out autonomously. Such a possibility will there fore only be allowed in exceptional and duly justified circumstances, and should in that case be laid out in article 7.2 SC. However, in the case of contracts signed/managed by Delegations or the beneficiary country and concluded with local NGO, it is acknowledged that more reporting may be considered useful in some circumstances. Those contracts may therefore contain provisions (in article 7.2 SC) to the effect that more than one report per year is required. More payments may also be foreseen if they are not made by Headquarters.

Comment remplir l’article 4.2 CP (option 2) lorsqu’on ne connaît pas encore le montant des paiements intermédiaires au moment de la rédaction du contrat?

Dans quelles limites le Bénéficiaire peut-il modifier unilatéralement le budget?

Dans la limite de 10 % du montant initial des rubriques du budget. Les modifications du budget faites parle Bénéficiaire en vertu de l’article 9.2 CG sont prises en compte de façon cumulative. Il n’est donc pas possible de procéder par ce moyen à plusieurs réallocations de 9 % chacune ! Dès que le montant cumulé des changements opérés par le Bénéficiaire dépasse 10 % du montant initial d’une rubrique de coûts éligible, il faut procéder par avenant.

Within a budget heading the Beneficiary may reallocate unilaterally the funds between items, as long as the total amount of the heading does not deviate from more than 10 % from the original amount foreseen in the contract for that heading. In all cases of unilateral change the Beneficiary must inform the Commission/contracting authority.

Comment changer les montants des paiements intermédiaires lorsque le Bénéficiaire dépense plus ou moins que prévu?

Ce n’est pas le montant des paiements qui change, mais la date à laquelle ils sont effectués. Le contrat ne prévoit pas de dates fixes pour la soumission des rapports intermédiaires et des demandes de paiement correspondantes. Le Bénéficiaire les soumettra donc plus ou moins vite en fonction du rythme d’avancement du projet et donc des dépenses (voir article 15.1CG, qui prévoit qu’un paiement n’est effectué que lorsque 70 % du paiement précédent ont été dépensés, et article 2.6 CG, qui stipule que si le Bénéficiaire ne remet pas un rapport intermédiaire par période de 12 mois, il doit expliquer les raisons du retard).

Is there a specific procedure for changing experts or adding new CVs to the contract?

In the case of a grant (contrary to services contracts) the selection of the Beneficiary is normally not done on the basis of CVs. CVs should therefore not be attached to the contract, and the Beneficiary is free to change experts without the Commission prior approval. If CVs are annexed to the contract they may only be changed by amendment. In cases – which should remain exceptional – where project managers want to approve CVs of key experts, they should add a provision to that effect in article 7.1SC without annexing the CVs to the contract.

How to write addresses for the Commission?

The proper mail address for any Commission service is:

European Commission
For the attention of Unit XXX
DG XXX
rue de la Loi, 200 – [office number including indication of the building e.g. L 41 – x/xx]
B-1049 Brussels
Fax numbers are welcome in article 5 CP, phone numbers and names of individuals are not…

Une lettre de réponse de la part de la Commission est-elle nécessaire pour officialiser un changement d’adresse, de compte bancaire, d’auditeur ou de budget (dans la limite des 10 %)?

Non. La lettre adressée par le Bénéficiaire à la Commission suffit à amender le contrat dans ces domaines limités.
Ce n’est que lorsque la Commission entend s’opposer au changement de compte bancaire ou d’auditeur qu’elle a la possibilité de réagir, et la lettre qu’elle adresse alors au Bénéficiaire annule le changement.

La Description de l’Action peut elle contenir des dérogations aux termes du contrat?

Non. Ce serait d’ailleurs inutile, car l’article 6.2 CP prévoit que les CP et les CG prévalent sur les autres documents contractuels. Toute dérogation doit donc être contenue dans l’article 7 des CP, qui est spécifiquement prévu à cet effet.

Can the Beneficiary extend the Operation unilaterally?

No. This article applies to changes within the project, not to an extension which, by nature, would not affect the basic purpose of the Operation. Article 12.1 specifically applies to extensions, and always requires an amendment. This allows the Commission to extend the underlying financial commitment if need be.

Peut-on modifier les annexes ou en ajouter?

Les annexes I et III, qui sont propres à chaque projet, sont modifiables le cas échéant. Les annexes II et IV sont invariables. L'annexe V est un modèle à remplir dans chaque cas par le Bénéficiaire.Toutes autres annexes sont normalement inutiles, car les dispositions qu’elles pourraient contenir ont leur place dans la Description de l’Action (Annexe I) ou dans l’article 7 CP.

Does the Commission pay for the audit?

The audit is an eligible cost under the Contract. See article 14.2 GC. The Commission will therefore pay for it for the percentage indicated in article 3.2 SC if it is provided for in the budget, under the same conditions as for any other project cost.

Dans quelles conditions peut-on insérer dans cet article des ajouts ou des dérogations aux Conditions Générales?

Uniquement dans des situations spécifiques pour lesquelles les Conditions Générales ne sont pas adaptées. Il faut alors dûment justifier la spécificité de la situation.

Does the Commission pay for the financial guarantee?

Yes, under the same conditions as for the audit. See above.

Le nom de l’auditeur doit-il être indiqué dans le contrat avant la signature de celui-ci?

Oui. C’est ce qui permet à la Commission de s’assurer quel’auditeur ne pose pas problème. Il en va de même pour le compte bancaire qui doit être indiqué dans la fiche signalétique avant signature du contrat.

Is there a maximum amount which the Commission will pay for the audit or financial guarantee?

No. But the Beneficiary must be able to justify the costs announced.

Who provides the name and address of the audit practice?

The Beneficiary does. Normally he will give the name of its usual auditor. The signature of the contract by the Commission amounts to acceptance of the auditor.

Les frais de séjour et de voyage du personnel des partenaires du Bénéficiaire sont-ils inclus dans les coûts éligibles au titre de l’article 14.2 CG?

Oui. Voir la réponse à la question sur l’article 1.1 CG. Le personnel des partenaires participant à l’Action génère des coûts éligibles de la même façon que celui du Bénéficiaire.
Les frais de séjour et de voyage du personnel des bénéficiaires finaux de l’Action sont aussi susceptibles d’être couverts.

Comment le Bénéficiaire choisit-il l’auditeur?

La procédure varie en fonction du montant prévisible du contrat avec l’auditeur, comme indiqué en annexe IV. L’article 16.5 autorise le Bénéficiaire à remettre son rapport d’audit annuel à la place d’un rapport d’audit du projet. Dans ce cas l’auditeur est nécessairement son auditeur habituel et les procédures prévues en annexe IV ne s’appliquent pas.

A quoi s’applique le pourcentage de frais administratifs éligibles?

Les frais administratifs sont pris en charge par la Commission dans la limite de 7 % des coûts éligibles inscrits au budget (hors provision pour imprévus dans la version du06.12.2000). Voir articles 14.2 et14.3 CG.

L’obligation d’audit s’applique-telle aussi lorsque le Bénéficiaire est un organisme public?

Oui. Voir aussi question suivante.

La mise à disposition de personnel est-elle une contribution en nature?

Le personnel affecté au projet àtemps plein et dont la rémunération peut être justifiée par des bulletins de salaires appropriés peut être considéré comme coût éligible plutôt que contribution en nature. Cette question est à déterminer au cas par cas.

May the auditor be a public body?

This should be avoided if possible because it often creates practical problems of access to audit report sand working papers. It is however accepted provided that the Beneficiary is subject by law to public auditing and the auditor is really independent from the Beneficiary (e.g. local court of auditors). In case of doubt advice should be sought from unitAIDCO/G/4 «Audit of operations».

Quelles sont les implications du second paragraphe dans la version centralisée?

Ce paragraphe doit rester d'application exceptionnelle, notamment il ne s'applique pas aux fluctuations courantes entre l'euro et le dollar. La première mesure à prendre en cas d'invocation de ce paragraphe est un réaménagement du projet, par exemple la suppression d'un volet. En complément à cette mesure si elle est insuffisante, la Commission peut autoriser l'utilisation des imprévus. En aucun cas le montant de la subvention ne sera augmenté.

Peut-on insérer dans cet article une disposition exigeant la remise du plan de travail de la première année avant le démarrage du projet?

Le modèle est conçu pour faciliter le démarrage des actions dès la signature du contrat. Les projets sont donc supposés être suffisamment préparés pour commencer sans tarder, et là où un plan de travail de la première année est nécessaire il devrait être disponible avant la signature du contrat. Quand ce n’est pas le cas, il est possible de demander au Bénéficiaire de fournir un plan de travail pour la première année dès sa finalisation et au plus tard lors du démarrage du projet, afin de faciliter le suivi de la mise en œuvre par la Commission. On ne peut toutefois pas subordonner le paiement de l’avance ou le démarrage du projet à une approbation de ce plan de travail. Mais dans le cadre du suivi de l’Action la Commission peut demander toutes informations utiles sur le plan de travail fourni et le cas échéant amener à sa modification.

What are the supporting documents which must be kept for inspection by the Beneficiary?

They must be such as to provide afull and clear evidence that the costs of the Action were really incurred by the Beneficiary. A non exhaustive list is provided in Article 16.3 GC. Since the Commission pays for a percentage (specified in article 3.2SC) of the total eligible costs of the Operation rather than for certain specific items in the Budget, the same accounting system and supporting documents must be kept for all expenses of the Operation. Supporting documents should be kept for 5 years after the end date, which is itself 2 years after the end of the Operation.

What is the meaning of "third party accounts"?

These are the documents in the book-keeping system of the Beneficiary which relate to its relations with third parties (suppliers, debtors, creditors…).

Does Annex IV apply to EDF funded projects?

Yes. It applies to grants for all programmes.